Wir, die Stefan-Morsch-Stiftung, bekennen uns ausdrücklich zur Einhaltung aller geltenden nationalen und internationalen Gesetze und zu unseren internen Standards. Wir können trotzdem nicht ausschließen, dass rechtswidrige Handlungen und Rechtsmissbrauch in unserer Organisation vorkommen. Sie können sich auf unterschiedliche Weise äußern: Korruption oder Betrug, Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit. Das könnte der Reputation und dem Zweck unserer Stiftung ernsthaft schaden. Daher muss dagegen konsequent vorgegangen werden.
Sie als unsere Mitarbeiter:innen, oder auch Sie als unsere Geschäftspartner:innen, erfahren von solchen Vorkommnissen häufig als Erste. Mit einer Meldung machen Sie den ersten Schritt und tragen damit zur Aufdeckung von Bedrohungen oder Schäden bei, die andernfalls unentdeckt blieben. Hierzu haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das allen Beschäftigten und Geschäftspartner:innen die Möglichkeit bietet, vertraulich und anonym Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder sonstige schädigende Handlungen zu melden.
Gründe für eine Meldung können z.B. sein:
- Straftaten, z. B. Betrug, Untreue, Diebstahl oder Korruption
- Verstöße gegen Datenschutz und IT-Sicherheit
- Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, z.B. Fälle von sexueller Belästigung am Arbeitsplatz
- Diskriminierung, z. B. aus rassistischen Motiven oder aufgrund von Alter, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, (sozialer) Herkunft, Religion, Weltanschauung, ethnischer Herkunft, körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung
- Mobbing, Verleumdung, Bedrohung oder Erpressung
- Regelwidrigkeiten mit potenziell hohem Schaden für unsere Organisation
- Regelwidrigkeiten, die dem Ruf unserer Organisation wahrscheinlich schwerwiegend schaden können
- Sonstige Vorfälle, die nicht im Einklang mit Recht und Gesetz stehen
Hinweise müssen dabei grundsätzlich auf Tatsachen beruhen, oder es muss zumindest ein begründeter Verdacht vorliegen. Was wir nicht tolerieren, sind bewusste Falschmeldungen.
Was versteht man unter Hinweisgeber:in?
Ein:e Hinweisgeber:in ist jemand, der oder die mit einer Meldung hilft, Fehlverhalten oder Gefahren in Bezug auf unser geschäftliches Handeln zu erkennen und zukünftig zu vermeiden. Das schließt alle rechtswidrigen, missbräuchlichen und kriminelle Aktivitäten und jede Verletzung von gesetzlichen Verpflichtungen ein.
Organisation
Wir haben uns entschieden, die Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form mit der digitalen Hinweisgeber-Lösung von LegalTegrity zu erfassen. Die interne Meldestelle soll sobald als möglich, spätestens innerhalb von drei Monaten, der Geschäftsführung vorschlagen, welche Maßnahmen bei einem nicht akzeptablen Verhalten für eine angemessene Reaktion zu ergreifen sind.
Schutz und Unterstützung für Hinweisgeber:innen
Wir wollen zur Offenheit ermutigen und werden Hinweisgeber:innen unterstützen, die unter diesen Grundsatz fallende Vorkommnisse zu melden, selbst wenn es sich später als unbegründet herausstellen sollte.
Hinweisgeber:innen sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie solche Vorkommnisse gemeldet haben. Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollte umgehend die für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständige Führungskraft informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche Beschwerde einzureichen.
Hinweisgeber:innen dürfen weder bedroht noch in irgendeiner Form Rache an ihnen verübt werden. Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgeber:innen auch das Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
Sollten wir umgekehrt feststellen, dass ein:e Hinweisgeber:in bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, weil ihm das persönliche Vorteile verschafft, muss auch der Whistleblower mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen.
Wie funktioniert das im Detail?
Meldung und Bearbeitungsfrist
Ausschließlich zu Hinweisgeberzwecken haben wir mit LegalTegrity eine Telefon-Hotline und Weblösung eingerichtet, wo jede:r Mitarbeiter:in, Geschäftspartner:in (Dienstleister:innen, Lieferant:innen, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung aber auch anonym melden kann.
Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen. Es sind bei einer anonymen Meldung unbedingt umfassende Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt zur Verfügung zu stellen. Sie können auch bei einer anonymen Meldung sich bei LegalTegrity wieder melden (telefonisch oder über das Web), falls Ihnen noch ergänzende Umstände ein- oder aufgefallen sind. Außerdem kann die Meldestelle Sie für Rückfragen mit der Chat-Funktion von LegalTegrity kontaktieren.
Die Meldestelle wird die Informationen unter Angabe des Datums, der Art und Umstände des mitgeteilten Regelverstoßes sowie ggf. des/der Namen/s der für die behauptete Rechtsverletzung verantwortlichen Person/en dokumentieren. Dem Whistleblower wird die Melde-stelle diesem binnen 7 Tagen eine Eingangsbestätigung über die Chat-Funktion von LegalTegrity übermitteln.
Auf jeden Hinweis soll spätestens innerhalb einer Frist von weiteren drei Monaten reagiert werden, bei schwerwiegenden Rechtsverstößen wird die Meldestelle unverzüglich Untersuchungen einleiten und ggf. alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um ein festgestelltes deliktisches Verhalten zu unterbinden.
Berichtspflicht
Die Meldestelle wird jede eingegangene Anzeige mit einer kurzen Stellungnahme versehen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, welche Untersuchungshandlungen eingeleitet wurden, ob sich der in der Anzeige mitgeteilte Verdacht als begründet oder unbegründet erwiesen hat und welche Maßnahmen zur Beseitigung des Rechtsverstoßes ergriffen wurden. Soweit der gemeldete Rechtsverstoß grundsätzliche Bedeutung hat, die Vermögensinteressen der Gesellschaft gefährdet oder die Geschäfts- bzw. Risikopolitik der Gesellschaft betrifft, ist sie allen Geschäftsleitern der Gesellschaft zur Kenntnis zu bringen. Diese entscheidet in Absprache mit dem Compliance-Beauftragten über die einzuleitenden Schritte (z. B. Erstattung ei-ner Strafanzeige, arbeitsrechtliche Maßnahmen etc.). Der Whistleblower wird binnen drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Information der Meldestelle über die ergriffenen Folgemaßnahmen über die Chat-Funktion von LegalTegrity übermitteln.
